ربما يكون حفظ ملف Excel كملف pdf أمرا فيه شيء من الإرباك وغالباً ما يجد بعضهم أنّ الملف النهائي مختلفاً عن الطريقة التي ضبطها قبل الحفظ ، لذا نضع في هذه التدوينة الخطوات الصحيحة لكيفية حفظ مستند Excel بصيغة ملف pdf من دون مواجهة أي مشاكل .
تحويل ملفات Excel إلى ملفات pdf
هناك أكثر من سبب قد يدعونا أحياناً إلى تحويل مستندات Excel إلى ملفات pdf منها مثلاً إذا أردنا ارسال الملف أو حفظه بوضعٍ غير قابلٍ للتحرير لئلا يتمكَّن أحدٌ من التعديل عليه ، أو إذا أردنا إرسال جزء معيّن فقط من مستندٍ كبيرٍ ، وكذلك من الأفضل تحويل مستندات Excel إلى صيغة pdf قبل إرسالها إلى جهاز الطابعة وذلك لضمان ظهورها بعد الطباعة بذات التصميم والتنسيق الذي أردناه ، وهكذا الأمر إذا أردتَ فتح الملف في جهاز آخر يعتمد برنامج أوفيس بإصدار يختلف عن إصدار البرنامج الأصلي الذي تمت كتابة المستند بواسطته ...
ونبين في هذه التدوينة أهم الخطوات لتحويل ملفات Excel إلى ملفات بصيغة pdf أو طباعتها كما يلي .. (ملاحظة اعتمدنا في هذا الشرح على برنامج أوفيس إصدار 2010 النسخة العربية) .
أولاً: كيفية إعداد صفحة Excel لتكون جاهزة لحفظها كملف pdf
في الشريط العلوي من واجهة Excel انتقل إلى الخيار تخطيط الصفحة كما في هذه الصورة:
بعد النقر عليها ستلاحظ ظهور عدة خيارات تخص إعداد الصفحة والذي يهمنا منها هو ثلاثة خيارات تظهر في الصورة السابقة هي ..
1- الهوامش، ومن خلالها يمكنك ضبط والتحكم بحجم المسافة البيضاء التي تفصل بين طرف المستند (حافة الصفحة) وبين بداية المتن من الجهات الأربعة .
2- الاتجاه، يمكنك من خلاله التحكم بتنسيق الملف من جهة كونه أفقياً أو عمودياً .
3- الحجم، يمكنك من خلاله التحكم بحجم صفحة المستند ، علماً أنّ الصفحة العادية المستعملة في سائر الملفات هي صفحة A4 ويمكنك تغييرها إلى أي حجم يناسبك .
ويُفترض أن يكون التعامل مع هذه الخيارات سلساً لأنها لا تخص مستندات Excel بل هي موجودة في برنامج Microsoft Word أيضا وغيره من برامج تحرير النصوص في مجموعة أوفيس ، لذا قم بضبط الملف من خلالها ليظهر في نهاية المطاف بالتنسيق الذي تريده بحيث يكون أكثر قابليّة للقراءة ، وهنا ننبه على أنّ أكثر هذه المستندات تكون مناسبة إذا تمّ ضبطها في الاتجاه الافقي بدلاً من العمودي إلّا إذا كان لديك عدد قليل من صفوف الحقول في Excel فلا بأس بتركه عمودياً ، أمّا إذا تركته على النمط العمودي وكان لديك عدد كبير من الصفوف فمن الممكن أن تكون بعض الحقول خارج منطقة الطباعة مما يسبب لك مشكلة حقيقية في المستند النهائي .
وفضلاً عن كلّ ذلك يمكنك إضافة حاشية في رأس الصفحة (إضافة نص في رأس الصفحة) أو في تذييلها من الأسفل باتباع الخطوات التالية :
اضغط على (تخطيط الصفحة) من الشريط العلوي ثم من الخيارات الجديدة اضغط على رأس السهم الصغير الموجود أسفل يسار حقل (إعداد الصفحة) ستنبثق قائمة في شريطها العلوي مجموعة خيارات اختر منها (رأس / تذييل الصفحة ) كما في هذه الصورة :
ثمّ املأ الحقول بما يناسبك ثم انقر فوق الخيار (موافق) .
وأيضا من الخيارات التي قد تعجبك خيار تغيير خلفية الصفحة المعدّة للطباعة وذلك باتباع الخطوات التالية :
من الشريط العلوي لمستند Excel اختر (تخطيط الصفحة) ستجد في الحقل الخاص بـ (إعدادات الصفحة) أيقونة خاصة بتغيير صورة الخلفية في المستند .
كيفية تحديد الجزء المراد طباعته من مستند Excel
تحتاج إلى تحديد الجزء الذي ستقوم بتحويله من صيغة Excel إلى صيغة pdf بالإضافة إلى تحديد عدد الصفوف والأعمدة في كلّ صفحة ، وهناك أكثر من طريقة لتحديد ذلك منها ..
الطريقة الأولى: يمكنك تحديد الجزء المراد طباعته من خلال النقر والسحب باستمرار لتحديد كلّ الخلايا التي تريدها في المستند النهائي، وبعد تحديدها انتقل إلى خيار (تخطيط الصفحة) في الشريط العلوي من المستند وانقر على خيار (ناحية الطباعة) ثم من الخيارات المنبثقة انقر على (تعيين ناحية الطباعة) كما في هذه الصورة :
ثمّ بقي أمر مهم حيث ستجد ضمن قائمة (تخطيط الصفحة) حقلاً بعنوان (تغيير الحجم بغرض الملائمة) وتجده يتضمن خيارات التحكم بـ ( العرض ، الطول ، الحجم) حيث يسمح لك خياري العرض والارتفاع بتعيين عدد الصفحات التي ستظهر فيها صفوف أو أعمدة الجدول الخاص بك ، فمثلاً إذا كان المستند يتضمن عدداً كبيراً من الصفوف ولكن لا يتضمن سوى بضعة أعمدة فإنّ اختيار العرض على صفحة واحدة سيكون خيارا مثالياً ، وأمّا تغيير الحجم فإنّه يمكنك من التحكم بالحجم الكلي لمنطقة الطباعة .
كيفية ضبط خيارات الورقة
الشيء الأخير الذي يجب عليك فعله والانتباه إليه هو ضبط اعدادات الورقة التي تؤثر على مظهر الورقة المطبوعة النهائية ، باتباع الخطوات التالية :
من الشريط العلوي للبرنامج اختر (تخطيط الصفحة) ستظهر مجموعة من الحقول اختر منها (خيارات الورقة) وفي أسفل يسار هذا الحقل تجد سهماً صغيراً اضغط عليه لتصل إلى الاعدادات الكاملة لهذا الحقل من خلال نافذة منبثقة كما في هذه الصورة :
1- ورقة من اليمين لليسار .. يمكنك من خلالها تحديد اتجاه المستند من اليمين او من اليسار .
2- خطوط الشبكة : يتيح لك هذا الخيار ما إذا كنتَ تريد إظهار خطوط الشبكة أو عدم إظهارها ، وخطوط الشبكة هي الخطوط التي تكون بين الخلايا التي تظهر عندما لا يكون هناك حد مرسوم عليها .
3- العناوين : يمكنك من خلاله المحافظة على ثبات صفوف وأعمدة معيّنة من الورقة في مكانها بحيث تظهر في كل الصفحات مثل الرؤوس والتسميات .
4- كما يمكنك من خلال النافذة المنبثقة الوصول إلى خيارات أخرى كثيرة تتعلق بضبط والتحكم بعناوين الصفحة ومساحة الهوامش ورأس الصفحة وتذييلها ، وخيارات أخرى كثيرة .
بعد ضبط كلّ ذلك وفق ما يناسبك يمكنك الانتقال الى شاشة المعاينة لمعاينة المستند بصورته النهائية قبل طباعته وذلك بالضغط على الاختصار Ctrl + P حيث سيتم عرض معاينة للمستند المراد طباعته .
كيفية طباعة مستند Excel أو حفظه بصيغة PDF
بعد الانتهاء من تنسيق المستند بشكلٍ كاملٍ وصحيحٍ والاستعداد للعمل ، هناك طريقتان يمكنك من خلالهما حفظه كملف PDF .
لحفظ الملف بصيغة PDF اضغط على الخيار (ملف) الذي تجده في أعلى يمين المستند سينبثق مربع حوار فيه خيارات كثيرة .. لحفظ الملف بصيغة PDF اختر من بينها خيار (الحفظ باسم) ولطباعته اختر الأمر (طباعة) كما في هذه الصورة :
